Was nervt Sie am meisten… heutzutage in der schnelllebigen Welt mit World Wide Web, E-Mail-Flut, Informationsflut rund um die Uhr?

Verlieren Sie ab und an den Überblick über Ihre To-Do’s, Aufgaben, Termine, Informationen – Dinge die Sie interessieren? Ärgern Sie sich auch manchmal über unpraktische, uneffektive Gegebenheiten, die man doch irgendwie effizienter gestalten könnte?

Ich selbst liebe Ordnung und Struktur, brauche den Überblick und will möglichst an allen Orten auf mir wichtige Informationen zugreifen können. Heute verrate ich Ihnen, mit welchen kleinen Helfern ich arbeite, um effizient zu sein:


 

POCKET

 „to pocket something“ – heißt so viel wie „etwas behalten“. In diesem Fall sind es Artikel, Videos, Bilder, über die Sie im Internet gestolpert sind und sie später lesen möchten.

Sehen Sie beim schnellen Blick ins Smartphone interessante Artikel, die Sie gerne lesen würden… nur nicht jetzt? Bei der Informationsflut im Internet und den Sozialen Medien ist es jedoch eine Kunst, die Artikel wieder zu finden, vorausgesetzt man denkt überhaupt noch an das, was man da noch lesen wollte, denn die nächste Information lauert schon auf der nächsten Seite.

„Pocket“ sammelt und speichert diese für Sie an einem Ort, damit Sie diese jederzeit wieder einsehen können. Nämlich dann, wann Sie sie brauchen oder einfach Zeit haben Artikel xy endlich zu lesen.

Sie können sortieren und filtern nach Artikeln, Videos und Fotos oder nach den von Ihnen selbst bestimmten Tags.

Pocket ist kostenlos, aber auch in einer Premium Version verfügbar, die mir persönlich für 44 $ im Jahr keinen Mehrwert bringt.

Was macht Pocket für mich so wertvoll?

  • Ich kann von ALLEN Geräten (PC, Smartphone und Tablet) – inklusive meinem Browser und mit vielen Apps – für mich interessante Seiten speichern.
  • Die Synchronisation zwischen allen Geräten läuft automatisch.
  • Artikel und Internetseiten können auch offline gelesen werden.
  • Die Suchfunktion über Filter und eigene Tags funktioniert sauber und übersichtlich.

So sieht’s aus – übersichtlich und mit Vorschaubildern für den schnellen Erinnerungsfaktor.

Gesammelte Interessen, übersichtlich mit Vorschaubild

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wie funktioniert’s?

Auf der Internetseite bei www.getpocket.com anmelden (ein Profil anlegen) und loslegen:
Für Mozilla Firefox Anwender ist ab der Version 38.0.5 bereits ein Plug-in für Pocket vorinstalliert, so dass man über einen Button (mit nur einem Klick) direkt in sein Profil ablegen kann.

Auch für alle anderen Anwendungen gibt‘s die entsprechende Pocket-App in den jeweiligen Stores zum kostenlosen Download. Ist diese installiert, kann in der individuellen Browser-App direkt in das Pocket-Profil abgelegt werden.

Pocket für alle Geräte

 

 

 

 

 

 


 

Snipping Tool PLUS – eine kleine Screenshot Software die mehr kann als strg+alt+druck

Vielleicht kennen Sie als Windows-Nutzer bereits das vorinstallierte „Snipping-Tool“, welches seit Windows Vista verfügbar ist. Unter Windows 10 können Sie dieses ganz einfach über die Startleiste in der Suchfunktion eingeben und öffnen.

Snipping Tool PLUS hat ein paar Funktionen mehr und ist als kostenloser Download im Netz verfügbar.

Das Snipping Tool ist nur für Windows entwickelt. Unter iOS findet sich eine entsprechende App unter dem einfachen Namen „Bildschirmfotos“. Da ich mit einem Windwos-Rechner arbeite, kann ich nur vom Snipping Tool berichten.

Was mir an Snipping Tool PLUS gut gefällt?

Screenshots praktisch und schnell erstellen! Hier kann ich über verschiedene Modi den gesamten Bildschirm oder nur ein einzelnes Fenster „abfotografieren“ und direkt in verschiedenen Formaten abspeichern. Ein Einfaches kopieren geht auch, falls man gar nicht speichern muss.

Die Aufnahme kann ich sogar um einige Sekunden verzögern, falls ich den Mauszeiger noch an eine bestimme Stelle platzieren möchte um etwas zu zeigen.

Ist das Foto aufgenommen, wird es automatisch in der Software geöffnet, die an dieser Stelle ein paar Bearbeitungsfunktionen beinhaltet, zum Beispiel:

  • Anmerkungen mit einem Stift anbringen
  • Textpassagen mit einem Textmarker markieren
  • Unschärfe-Funktion – um Bereiche des Fotos unkenntlich zu machen.
  • Ein Radierer um Änderungen auch wieder rückgängig zu machen.
  • Speicherformate: GIF, PNG, JPEG, BMP oder TIF.
  • Anstatt abzuspeichern auch einfach nur kopieren.
  • Und aus der Anwendung heraus direkt per E-Mail versenden (hier öffnet sich dann Ihr E-Mail-Client)
Screenshot direkt bearbeiten

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die aktuelle Version des Tools ist die Version 3.4.1.0 (Stand Juli 2017)


 

WeTransfer

„WeTransfer ist die einfachste Lösung, um Dateien um die Welt zu senden.“ schreibt der Anbieter selbst. Und dazu nutze ich dieses Online-Tool – nicht mehr und nicht weniger 😉

Warum?

Es gibt ja immer noch E-Mail-Server, die nur relativ geringe Datenmengen versenden oder aufnehmen. In manchen Firmen ist der Posteingang der Mitarbeiter auf eine bestimmte Datenmenge begrenzt und das macht häufig das Versenden von größeren Datenmengen kompliziert.

Die kostenlose Version bietet einen Datenversand von 2 GB. Und das sehr einfach:

Im Browser www.wetransfer.com eingeben und Sie landen auf einer einfachen Seite, die immer eine Werbung enthält und daher jedes Mal anders aussieht. Irgendwo dort findet sich ein Button oder Pfeil zur freien/kostenlosen Version. Diesen anklicken, die Nutzungsbedingungen akzeptieren, Daten hochladen, eigene Mailadresse und die des Empfängers eingeben, senden, fertig.

Der Empfänger erhält einen Downloadlink und kann sich Ihre Daten speichern.

 

Als „negativ“ kann angesehen werden:

  • Der Versand in der kostenlosen Version kann nicht mit einem Passwort geschützt werden. Vertrauliche oder „empfindliche“ Dokumente versende ich daher nicht mit wetransfer.
  • Möglicherweise ist der Zugang zu diesem Dienst in verschiedenen Unternehmen gesperrt.
  • Der Link zum Abrufen der Dateien erlischt nach 5 Tagen

Ich schrieb ja schon – „Dateien versenden – nicht mehr und nicht weniger“. Ich nutze wetransfer zwar sehr häufig, aber mit Bedacht. Jedenfalls ist es mir lieber, als Daten auf ein Medium zu transportieren, dass ich dann per Post versenden muss, weil ein Empfänger keine 2 GB via E-Mail empfangen kann 😉

 


 

Eigentlich sollte die Überschrift auf 4 praktische Tools hinweisen…

Das vierte Tool wäre EVERNOTE gewesen, mit dem ich nun eineinhalb Jahre gearbeitet habe um meine Ideen und To-Do’s zu ordnen, mit Dateien und websites zu verknüpfen, das mich erinnert was ich zu tun habe und einiges mehr. Ich gönnte mir sogar die Premium-Version und war auch ganz zufrieden. Aber eben nicht so richtig zufrieden. Seit gestern probiere ich TODOIST aus und werde bestimmt mal darüber berichten.

 

Und wie komme ich dazu, heute mal über so etwas Praktisches zu schreiben?

Das Thema Selbstmanagement ist sehr vielschichtig. Fängt es meines Erachtens beim persönlichen Umdenken und Umgestalten an, geht es über zu kleinen Helfern im Alltag. Und DIE unterstützen mich im beruflichen Alltag ganz praktisch, damit ich meinen Kopf so frei wie nur möglich bekomme. Diese drei Tools sind nur ein kleiner Auszug und vor allem nicht für jeden interessant.

Selbstmanagement ist nur individuell möglich und das sollte jeder für sich selbst gestalten und bestimmen können.

Ich verfolge hier den Ansatz von David Allen – dem Begründer der Idee „Getting Things Done“ – also „Die Dinge geregelt kriegen“. Im Prinzip geht es dabei nur darum, wie ich in ein von mir selbst entwickeltes, einfaches System alles ablegen und integrieren kann, dass ich meinen KOPF für die wirklich wichtigen Dinge FREI HABE! Seit dem ich nach diesem Prinzip und mit meinen individuellen Helfern arbeite, und mir vor allem auch zugestanden habe, dass ich nicht alles im Kopf haben MUSS, fühle ich mich deutlich entspannter. Denn wir alle haben sowieso schon so unglaublich viele Gedanken im Kopf rumschwirren, da müssen es nicht noch all die vielen (kleinen und großen) To-Do’s sein!

Wer mehr darüber erfahren möchte, dem empfehle ich das Buch von David Allen:

Im englischen Original:

„Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity“

oder in der deutschen Übersetzung:

„Wie ich die Dinge geregelt kriege“

 

Ich wünsche Ihnen allzeit einen freien Kopf!

Herzliche Grüße

Sandra Liane Braun

PS:
Welche kleinen Alltagshelfer nutzen Sie? Lassen Sie es mich und meine Leser wissen, in dem Sie die Kommentarfunktion nutzen. Ich bin sehr gespannt und freue mich über neue Ideen!

PPS:
Und wenn Sie mehr über die oben genannten Tools wissen als ich – na dann her damit 🙂

 

 

 

 

2 thoughts on “3 super praktische und kostenlose Tools für mehr Effizienz im Arbeitsalltag

    1. Freut mich Jutta, dass Ihnen einer der Tipps nützlich war! Viel Spaß beim schnellen Daten versenden 🙂

Schreibe einen Kommentar